pembukuan sederhana akuntansi

Ketika memulai suatu usaha, orang sering lupa menyiapkan pembukuan alias laporan, meski sederhana. Padahal, fungsi pembukuan ini sangat vital bagi kelangsungan bisnis.

Hendra tengah kebingungan. Usahanya membuka gerai pakaian anak-anak di sebuah pusat perbelanjaan baru berjalan selama enam bulan. Tapi, dia merasa seperti sudah kehabisan napas. Modal awalnya sudah nyaris terkuras habis. Padahal, gerai kecilnya sudah mulai ramai disambangi pembeli sejak bulan keempat. Jadi, dia mestinya sudah memperoleh pendapatan lumayan dari usahanya tersebut. “Tapi, bukannya untung, modal saya kok malah makin habis ya?” keluhnya terheran-heran.

Usut punya usut, Hendra hanya sambil lalu saja mencatat transaksi usaha yang dia lakoni selama enam bulan ini. “Pokoknya, barang dari pemasok dibayar beres, pembeli juga bayar tunai. Harusnya kan masih ada untung,” kisahnya. Akhirnya dia tidak tahu persis ke mana perginya uangnya. Di luar itu, ia tidak memisahkan belanja tokonya dengan belanja rumah tangganya. Istri yang sering membantunya di toko sering mengambil uang hasil dagangan untuk belanja keperluan rumah tangga. Tentu saja, tanpa dicatat.

Jika Hendra punya catatan aliran kas yang tertib, kejadian menyedihkan seperti itu tentu tidak perlu terjadi. Sebab, pembukuan berguna untuk mengetahui dan mengatur pemasukan serta biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan. “Itulah fungsi pembukuan yang pertama; sebagai alat kontrol,” ujar Risza Bambang, Direktur Shildt Consulting.

Vital untuk Pajak dan Permodalan

Lain lagi pengalaman Anita yang sudah satu tahun membuka usaha warung makan. Tidak seperti Hendra, Anita sudah memiliki catatan sederhana tentang aliran kas usahanya. Jadi, dia tahu persis perkembangan usahanya. Kini warungnya sudah cukup dikenal orang dan Anita pun ingin melebarkan sayapnya dengan membuka cabang baru. Kesimpulannya, manfaat lain dari pembukuan yang tertib adalah dalam hal pengambilan keputusan. Dengan melihat data-data keuangan, seorang pengusaha bisa menilai bahwa usahanya tengah berkembang dan memerlukan ekspansi, seperti yang dilakukan anita. Tapi, bisa juga sebaliknya, usaha tersebut sudah tidak bisa dipertahankan lagi dan lebih baik ditutup agar tidak menyebabkan kerugian lebih parah. “Tanpa data dan informasi yang komprehensip, keputusan yang dibuat bisa jadi tidak menjadi keputusan yang tepat. Laporan keuangan kan salah satu informasi juga,” tutur Risza panjang lebar.

Nah, kembali ke pengalaman Anita. Rupanya, rencana pengembangan bisnis membawa Anita berurusan dengan pihak perpajakan. Anita—yang selama ini tidak membayarkan pajak dari hasil usahanya—menjadi kelabakan. Pasalnya, ia tidak tahu-menahu urusan pajak.

Pada prinsipya, Anita tidak keberatan membayar pajak. Namun, bukan kepalang kagetnya Anita melihat hasil hitungan petugas pajak berdasarkan pembukuan sederhana yang dibuatnya selama ini. Sebab, pajak yang harus dia bayarkan jauh lebih besar dari porsi laba yang dia dapatkan dari usahanya. Tak urung, Anita pun jadi pusing tujuh keliling seperti halnya Hendra.

Sejatinya, duduk perkaranya sederhana saja. Anita tidak bisa menunjukkan bukti dari pegeluaran-pengeluaran yang ada dalam pembukuannya. Karena petugas pajak tidak mengakui pengeluaran tanpa bukti, semuanya masih dihitung sebagai keuntungan. Alhasil, total jenderal pajak yang harus dibayarkan Anita pun jadi lebih besar dari yang seharusnya.

Dari kisah Anita, jelas kini, fungsi pembukuan yang berikutnya berkaitan erat dengan urusan perpajakan. Tanpa pembukuan, penghitungan pajak akan susah dilakukan. Salah-salah si wajib pajak malah jadi membayar pajak lebih besar. Laporan keuangan pun harus dilakukan secara benar. Selain memudahkan petugas pajak, pembukuan yang baik juga menghindarkan si wajib pajak dari potensi kerugian seperti dialami Anita. “Sebab, memang ada cara-cara legal untuk meminimalkan pajak,” ujar M. Andoko, Praktisi Perencana Keuangan dan Perpajakan.

Ada lagi manfaat penting dari pembukuan, yaitu ketika perusahaan harus berhubungan dengan pihak ketiga. Biasanya menyangkut permodalan perusahaan. Misalnya saja, ketika perusahaan akan dijual kepada pihak ketiga. “Dari laporan keuangan itu bisa diketahui berapa nilai perusahaan,” ujar Teddy Fardiansyah, Presiden Direktur Capital Institute.

Laporan keuangan juga sangat diperlukan ketika mengajukan kredit kepada bank. “Bank akan melihat apakah usaha ini termasuk bankable. Salah satunya ya dari laporan keuangannya. Kalau tidak ada, bagaimana bank bisa menilai,” imbuh Sulad Sri Hardanto, Presiden Direktur Money for Wealth.

Alhasil, dari empat manfaat pembukuan itu saja kita bisa menyimpulkan betapa pentingnya pembukuan itu dalam menjalankan suatu usaha, sekecil apapun atau sebesar apapun usaha tersebut. “Salah satu kiat bisnis bisa bertahan dalam jangka waktu lama, long lasting, dia harus melakukan pembukuan. Walaupun sederhana sekali,” tandas Risza.

Jurus Jitu Menyusun Pembukuan

· Susunlah proyeksi aliran kas sebelum memulai suatu usaha. Ini akan membantu Anda melihat prospek dari usaha tersebut. Sebaiknya pula disiapkan cadangan modal lebih besar dari pada asumsi modal yang dibutuhkan dalam proyeksi aliran kas tersebut. Ini untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak terduga dalam perjalanan usaha Anda.

· Jangan pernah melewatkan satu transaksi pun untuk dicatat. Untuk itu, siapkan dua buku; buku pengeluaran dan buku pemasukan.

· Sekecil apa pun skala usaha Anda, jangan pernah mencampur keuangan perusahaan dan keuangan keluarga. “Rekening pun harus dipisah,” kata Sulad Sri Hardanto, Presdir Money for Wealth

· Sebisa mungkin setiap transaksi harus ada bukti transaksinya, entah itu bon atau kwitansi. Dan, jangan sampai hilang. Nantinya bukti-bukti transaksi ini bakal berguna dalam penghitungan pajak. “Soalnya, petugas pajak tidak akan menganggap sah transaksi tanpa bukti,” tutur Teddy Fardiansyah, Presiden Direktur Capital Institute

· Misalnya perusahaan Anda mengeluarkan sejumlah dana untuk membeli barang-barang inventori, tapi Anda tidak punya bukti transaksinya. Nah, petugas pajak tidak akan menghitung transaksi ini. Artinya, tanpa pos pengeluaran ini pendapatan perusahaan Anda jadi lebih besar. Berarti pula pajak yang harus Anda bayar juga lebih besar.

· Bila perlu, untuk memudahkan pencatatan transaksi bisa dibuat form-form khusus, misalnya untuk pengeluaran rutin dibuat form warna kuning, pengeluaran sesekali form warna merah, dan pemasukan form warna hijau. Lalu, buatlah penempatan file yang tertib dan teratur untuk memudahkan Anda mencari arsipnya.

· Jangan lupa pula menghitung depresiasi atau biaya penyusutan dari aset-aset perusahaan, seperti bangunan, mobil, furnitur, peralatan kantor, mesin produksi, dan seterusnya. Ini salah satu cara yang legal untuk mengurangi pajak. Biar tidak merepotkan, biaya penyusutan ini sebaiknya dihitung setahun sekali saja. Oh ya, jangan asal membuat aturan main depresiasi sendiri. Aturan perpajakan sudah punya aturan mainnya. Paling gampang, gunakan saja metode depresiasi garis lurus (straight line method).

· Jangan ragu atau malu untuk meminta bantuan tenaga akuntan atau konsultan pajak bila memang merasa kurang mampu. Soalnya, masalah akuntansi dan perpajakan memang cukup pelik. Lagi pula, saat ini banyak konsultan independen yang bersedia membantu wirausaha kecil dan menengah dengan biaya yang tidak kelewat mahal. Untuk keperluan pengisian SPT sederhana antara Rp 200.000 – Rp 1 juta. Tapi, kalau untuk tax planning, bisa lebih mahal.

· Bila menyewa tenaga profesional, seperti akuntan dan konsultan pajak, sebaiknya Anda terlibat aktif. “Selain pembukuannya beres, Anda juga bisa belajar, sehingga tambah pintar,” saran Risza

Mari Mulai Mencatat

Setelah mengetahui pentingya pembukuan, tentu Anda harus mengerti bagaimana melakukan pembukuan tersebut, setidaknya taraf yang sederhana. Intinya sih, 3M singkatan dari Mari Mulai Mencatat. Jadi, apa pun pemasukan dan pengeluaran perusahaan Anda, mulai sekarang harus dicatat. Itulah yang paling sederhana. Konon, pebisnis sekelas Bob Sadino pun dulu melakukan cara ini pada masa awal bisnisnya.

Nah, bila mau belajar lebih serius dari disiplin akuntansi, ada tiga hal yang harus Anda pelajari. Paling tidak Anda punya cash-flow (aliran kas), profit and lost (rugi laba), serta neraca sederhana. Mari kita pelajari satu per satu!

Arus Kas

Gampangnya, arus kas atau aliran kas adalah catatan harian mengenai pengeluaran dan pemasukan keuangan dari usaha yang Anda jalankan. Pokoknya, setiap ada pengeluaran dan pemasukan itu harus dicatat.

Catatan mengenai arus kas ini sangat penting. Pasalnya, catatan arus kas ini merupakan bahan dasar untuk membuat laporan keuangan yang lain. Jadi, dari catatan sederhana inilah suatu usaha bisa dianalisis. Sebaiknya, dibedakan buku untuk pos pengeluaran dan pendapatan. Dari catatan harian ini Anda bisa membuat rekapitulasi per bulan. Inilah yang disebut laporan arus kas (cash-flow).

Sebelum memulai usaha, anda juga bisa membuat proyeksi aliran kas ini, yaitu perkiraan aliran kas berdasarkan asumsi-asumsi pengeluaran dan pemasukan dari usaha yang hendak Anda tekuni. Proyeksi aliran kas ini berguna untuk mengetahui berapa banyak modal yang harus Anda setor di awal dan Anda cadangkan selama usaha Anda berjalan. Juga berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk bisa balik modal.

Di luar itu, proyeksi aliran kas nantinya juga berguna ketika usaha sudah mulai berjalan dengan benar.

Skenario:

Pada tanggal 14 Juli tahun lalu, Ibu Nita memutuskan memulai usaha dengan membeli waralaba gerai makanan paket XXX. Berdasarkan proyeksi aliran kas yang disodorkan pewaralaba, gerai makanan Ibu Nita diasumsikan bisa memperoleh pendapatan sebear Rp 90.000.000 tiap bulan.

Artinya, dalam tempo enam bulan pendapatan Ibu Nita seharusnya mencapai Rp 540.000.000. Dengan begitu, modal ibu Nita bisa kembali dalam tempo sekitar 11 bulan. Untuk memulai usaha, Ibu Nita menggelontorkan sejumlah dana segar, Rp 140.000.000 dari koceknya sendiri, dan Rp 120.000.000 dia dapatkan dari berutang dari keluarga. Kenyataannya, bisnis tak secerah proyeksinya. Omzetnya tidak mencapai Rp 90 juta sebulan. Maka, catatan arus kas usaha Ibu Nita akan tampak seperti pada tabel.

Laporan Rugi Laba

Berdasarkan catatan aliran kas tadi, Anda bisa membuat laporan rugi laba. Intinya, laporan rugi laba ini berisi pendapatan dikurangi dengan biaya-biaya sehingga diketahui apakah usaha tersebut mengalami untung atau malah rugi. Tapi ingat, anda harus mengeluarkan faktor aset, modal, barang, dan utang dari laporan keuangan ini.

Dalam menyusun laporan rugi laba, Anda sebaiknya memasukkan unsur depresiasi. Caranya gampang. Untuk pembukuan sederhana kita bisa memakai metode garis lurus (lihat tip). Asumsi metode ini: kita menganggap sebuah barang mempunyai masa pakai tertentu dan nilai penyusutannya adalah pembagian antara harga pembeliannya dengan masa pakainya. Katakanlah peralatan Ibu Nita kita anggap bisa dipakai untuk jangka waktu tiga tahun. Maka penyusutan per bulannya adalah: nilai peralatan dibagi dengan 36 bulan. Untuk kendaraan kita asumsikan usianya lima tahun. Itu sebabnya, untuk penyusutan kendaraan per bulan rumusnya nilai kendaraan dibagi 60 bulan.

Dari sini Anda bisa mengambil kesimpulan. Bila hasilnya ternyata rugi, Anda bisa mengevaluasi peyebab kerugiannya. Selanjutnya, Anda bisa memutuskan apakah penyebab kerugian tersebut bisa diatasi atau Anda malah harus menutup usaha tersebut untuk mencegah kerugian lebih lanjut. Contoh laporan rugi laba yang dijalankan Ibu Nita untuk periode enam bulan bisa Anda lihat pada tabel.

Dari laporan rugi laba tersebut terlihat, dalam tempo enam bulan usaha Ibu Nita sudah mampu menghasilkan keuntungan. Sebab, seluruh biaya sudah ditutup oleh pendapatannya. Sayang, pendapatan yang dihasilkan masih dibawah asumsi aliran kas yang dibuat pada waktu awal usaha, yaitu sebesar Rp 540 juta. Alhasil, perlu waktu lebih lama untuk bisa kembali modal. Jadi, sekarang Ibu Nita bisa mengevaluasi, apa yang menyebabkan usahanya tak bisa berjalan sesuai rencana.

Neraca

Neraca penting dibuat setidaknya setahun sekali, untuk mengetahui nilai perusahaan Anda dari waktu ke waktu. Saat awal perusahaan, neraca perusahaan biasanya hanya terdiri dari modal awal dan utang serta aset yang diperoleh dari belanja modal tersebut. Aset termasuk sebagai aktiva, sementara utang dan modal masuk sebagai pasiva.

Seiring waktu, aset perusahaan bisa bertambah, bisa pula terjadi utang-piutang, atau cadangan kas menjadi berkurang atau bertambah, dan lain-lain. Intinya, nilai perusahaan bisa saja bertambah atau berkurang karena perusahaan mengalami keuntungan atau kerugian.

Dari skenario yang sama, neraca usaha Ibu Nita untuk enam bulan pertama bisa Anda lihat pada tabel.

Arus Kas

Dalam Juta rupiah

	Juli	Agustus	Sept	Okt	Nov	Des	Total
MASUK Setoran Modal	140						140
Utang	120						120
Omzet	30	50	60	80	80	80	380
Total masuk	290	50	60	80	80	80
KELUAR Biaya waralaba 5 tahun	60						60
Peralatan	60						60
Mobil operasional	60						60
Sewa tempat 6 bulan	30						30
Belanja bahan baku	30	30	36	48	48	48	240
Gaji 15 karyawan	5,25	10,5	10,5	10,5	10,5	10,5	57,75
Promosi bersama	1,5	1,5	1,5	1,5	1,5	1,5	9
Lain-lain	0,25	0,5	0,5	0,5	0,5	0,5	2,75
Total Keluar per bulan	247	42,5	48,5	60,5	60,5	60,5
Arus kas bersih perbulan	43	7,5	11,5	19,5	19,5	19,5
Saldo bulan sebelumnya	-	43	50,5	62	81,5	101
Sisa kas pada akhir bulan	43	50,5	62	81,5	101	120,5

Rugi Laba Neraca

Dalam juta rupiah Dalam juta rupiah

Omzet	380		AKTIVA
Bahan Baku	240		Kas	120,5
Laba Kotor	140		Sisa fee waralaba	54
			Kendaraan	54
Karyawan	57,75		Peralatan	50
Sewa	30		Total Aktiva	278,5
Promosi	9
Lain-lain	2,75		PASIVA
Waralaba	6		Utang	120
Depresiasi Kendaraan	6		Modal	140
Depresiasi Peralatan	10		Laba ditahan	18,5
Total biaya	121,5		Total Pasiva	278,5
Laba bersih	18,5

Catatan:

· Kas adalah nilai seluruh uang kas yang tersisa pada saat tanggal neraca dibuat.

· Sisa fee waralaba adalah fee waralaba yang sudah terbayar selama lima tahun dikurangi dengan fee yang sudah terpakai selama enam bulan.

· Nilai kendaraan dan peralatan adalah harga pada saat membeli dikurangi penyusutan selama enam bulan

· Laba ditahan adalah total laba selama enam bulan